El INAP ha publicado la segunda edición del Manual Básico de Administración Electrónica, una obra actualizada que revisa aspectos clave del procedimiento administrativo en su versión plenamente digital.:
- Incorpora ajustes normativos recientes.
- Añade un apéndice específico dedicado a reflexiones iniciales sobre el uso de inteligencia artificial en la Administración pública.
El manual se plantea como un material de apoyo, pensado para facilitar la comprensión del funcionamiento electrónico del sector público desde una perspectiva que combina análisis jurídico, tecnológico y archivístico.
Tal como indica el INAP, puede consultarse en formato impreso y también en versión electrónica gratuita.
Estos son los contenidos principales de cada capítulo:
Contenidos del manual básico del INAP
«Cero papel», ENS e interoperabilidad
El capítulo inicial examina el marco normativo que sustenta la tramitación administrativa completamente electrónica.
- Separación entre la Ley 39/2015 (LPAC) y la Ley 40/2015 (LRJSP) en los enfoques ad extra y ad intra.
- Consolidación de la tramitación electrónica y superación de la Ley 11/2007.
- Identificación de obstáculos que han dificultado la implantación del modelo “cero papel”.
- Explicación de la estructura de la LPAC, sus títulos y principales novedades (procedimiento, notificaciones electrónicas, plazos, archivo, copias, revisión, planificación normativa…).
- Presentación del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y sus 73 medidas, así como del papel del CCN.
Bases del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI): interoperabilidad organizativa, semántica y técnica, sus obligaciones y las principales Normas Técnicas de Interoperabilidad.
Sede electrónica, carpeta ciudadana, servicios comunes e interoperabilidad
Este capítulo describe los elementos esenciales del funcionamiento electrónico del sector público.
- Diferencia entre portal web y sede electrónica, y obligaciones asociadas a esta última.
- Requisitos de creación, gestión, seguridad, contenidos mínimos y servicios asociados a la sede electrónica.
- Sistemas de identificación de las AAPP y su relación con sellos y certificados.
- Bases de las Actuaciones Administrativas Automatizadas (AAA) y sistemas de firma asociados.
- Firma del personal empleado público y condiciones reguladas por LRJSP y RD 203/2021.
- Intercambio de datos en entornos cerrados de comunicación.
- Regulación del archivo electrónico y ubicación de los sistemas de información.
- Funcionalidades definidas para la Carpeta Ciudadana del sector público estatal.
- Concepto de servicios comunes, servicios TIC compartidos y catálogo del Estado.
- Reutilización de aplicaciones y condiciones para declararlas de fuentes abiertas.
- Bases de las plataformas de intermediación de datos y su función para garantizar el derecho a no aportar documentos.
Derechos de las personas y su posición en el procedimiento
El capítulo aborda los derechos reconocidos por la LPAC tanto en la relación general con la Administración como en el procedimiento administrativo.
- Diferenciación entre el primer círculo (art. 13 LPAC) y el segundo círculo (art. 53 LPAC).
- Derechos generales: punto de acceso general, asistencia electrónica, uso de lenguas, acceso a archivos, protección de datos…
- Derechos como personas interesadas: acceso al estado de tramitación, copias, alegaciones, prueba, trámites de audiencia, subsanación, asistencia técnica, identificación de responsables, entre otros.
- Concepto de interesado según el artículo 4 LPAC.
- Distinción entre procedimiento y expediente, con sus definiciones respectivas.
- Regulación de la representación, su acreditación y el Registro Electrónico General de Apoderamientos.
Identificación y firma electrónica
El capítulo desarrolla el régimen general de identificación y firma en la Administración electrónica.
- Conceptos de identificación y firma electrónica en sentido amplio.
- Tipos de sistemas previstos: firma electrónica, sello electrónico, claves concertadas y otros.
- Sistemas de firma de las personas interesadas y sus garantías: autenticidad, integridad e inalterabilidad.
- Aplicación de identificación y firma en el procedimiento.
- Derecho-deber de relacionarse electrónicamente con las AAPP.
- Problemas asociados a la digitalización masiva de documentos.
Registro Electrónico General
Se describe la función y regulación del registro en el contexto del procedimiento electrónico.
- Concepto del Registro Electrónico General y su disposición de creación.
- Forma y contenido de los asientos registrales.
- Cómputo de plazos en el registro.
- Recibo automático de entradas.
- Canales de acceso al registro.
- Interoperabilidad de registros y referencia a SIR-ORVE.
- Régimen del registro presencial residual y digitalización.
- Régimen transitorio de los registros en papel.
Gestión documental
Este capítulo se centra en la gestión documental como base de la Administración digital.
- Contenido y alcance de la política de gestión documental.
- Importancia de la gestión documental para el funcionamiento electrónico.
- Elementos esenciales de los documentos administrativos: contenido, firma y metadatos.
- Identificación única de documentos y mantenimiento de metadatos a lo largo del ciclo de vida.
- Tipos de documentos electrónicos y copias auténticas o simples.
- Concepto, garantías y requisitos del archivo electrónico.
Documentos de decisión y transmisión
Este capítulo (renombrado en la segunda edición) trata los documentos vinculados a decisiones administrativas.
- Concepto y tipos de resoluciones, con su motivación y requisitos.
- Concepto y reglas generales de las notificaciones.
- Notificaciones en papel y notificaciones electrónicas.
- Patologías comunes de las notificaciones: omisión de requisitos, rechazo, infructuosidad, plazos y contenido.
Apéndices
Los apéndices amplían aspectos concretos del marco jurídico de la Administración electrónica.
- Apéndice 1 (Sentencia TS 30/05/2022): cuestiones sobre ENI, sedes electrónicas, CSV, copias auténticas, primera notificación en papel, DEH, plataformas y registros.
- Apéndice 2 (Sentencia TS 25/05/2022): sujetos obligados a la relación electrónica, elección del cauce, aviso informativo de notificación y otras particularidades.
- Apéndice 3: reflexiones iniciales sobre riesgos del uso de inteligencia artificial, incluyendo sistemas de alto riesgo, modelos de uso general, protección de datos y aspectos de contratación.
Consulta y descarga el Manual Básico de Administración Electrónica del INAP aquí.
