Las administraciones públicas producen cada día una enorme cantidad de información. Expedientes, informes técnicos, actas, resoluciones, correos electrónicos, documentos digitalizados, grabaciones y vídeos forman parte habitual de su actividad. Sin embargo, una parte considerable de ese conocimiento permanece fuera de los sistemas tradicionales de explotación del dato.
Durante décadas, las estrategias de gestión de la información se han concentrado principalmente en bases de datos, hojas de cálculo, padrones, presupuestos e indicadores. Se trata de datos estructurados, organizados de acuerdo con campos y formatos definidos que facilitan su tratamiento automático.
La realidad administrativa es mucho más amplia. Buena parte del contexto de los procedimientos, los criterios empleados en las decisiones y la experiencia acumulada por los empleados públicos se encuentra en contenidos no estructurados. Es decir, en documentos y archivos cuyo contenido no está organizado para que pueda ser procesado directamente por los sistemas de información.
Las estimaciones citadas en la información de referencia sitúan este tipo de contenidos en torno al 80 % de la información gestionada por una organización. Se trata, por tanto, de un volumen de conocimiento que puede resultar decisivo para mejorar el funcionamiento interno de las administraciones y la prestación de servicios públicos.
La inteligencia artificial abre nuevas posibilidades
El aprovechamiento de la información documental no comenzó con la inteligencia artificial generativa. Las administraciones y organizaciones llevan años empleando herramientas como el reconocimiento óptico de caracteres, los procesos de extracción, transformación y carga de datos, las expresiones regulares, las taxonomías, los motores de reglas o las técnicas tradicionales de procesamiento del lenguaje natural.
Estos métodos continúan siendo útiles cuando los documentos mantienen formatos homogéneos, los patrones son estables y las reglas de extracción pueden definirse previamente. Su principal limitación aparece cuando aumenta la diversidad de los contenidos o cuando interpretar la información requiere comprender su contexto.
La inteligencia artificial amplía ahora las posibilidades de explotación. Puede utilizarse para resumir documentos, clasificar expedientes, identificar entidades relevantes, localizar relaciones entre archivos o responder preguntas sobre conjuntos documentales.
No obstante, la incorporación de modelos de lenguaje no convierte automáticamente la documentación administrativa en una fuente fiable de conocimiento. La tecnología puede procesar los contenidos que recibe, pero no puede decidir por sí misma qué versión de un documento es válida, si continúa vigente, quién debe actualizarlo o qué restricciones afectan a su utilización.
El principal reto está en el gobierno de la información
La utilidad de los sistemas de inteligencia artificial depende directamente de la calidad de la información sobre la que trabajan. Cuando los documentos están duplicados, desactualizados, incompletos o desconectados de su contexto, los resultados obtenidos pueden heredar esas mismas deficiencias.
Por este motivo, el verdadero desafío no consiste únicamente en incorporar nuevas herramientas tecnológicas. Las administraciones necesitan establecer responsabilidades, criterios de calidad, metadatos, sistemas de clasificación y reglas comunes para gestionar el ciclo de vida de la información.
Sin estas condiciones, el volumen documental puede transformarse en un pasivo organizativo: ocupa recursos, resulta difícil de localizar y no ofrece garantías suficientes para su reutilización. La acumulación de archivos no equivale, por sí misma, a disponer de conocimiento accesible.
Un adecuado gobierno del dato permite determinar quién responde de cada contenido, bajo qué condiciones puede modificarse o compartirse, durante cuánto tiempo debe conservarse y qué nivel de sensibilidad presenta. También facilita que personas y sistemas puedan encontrar, interpretar y relacionar la información.
Del documento al dato reutilizable
La gestión de los datos no estructurados también obliga a revisar cómo se diseñan los procedimientos administrativos.
Determinada información continúa almacenándose en documentos de texto, formularios PDF o campos de observaciones porque así se configuró originalmente el proceso. Sin embargo, cuando un mismo dato comienza a repetirse de manera estable en numerosos expedientes, puede resultar conveniente convertirlo en información estructurada.
Esta transformación facilita su validación, intercambio, análisis y reutilización. El gobierno del dato debe ayudar a distinguir qué contenidos necesitan conservar su riqueza documental y cuáles pueden trasladarse a campos y modelos de información más normalizados.
No se trata de estructurar toda la documentación, sino de tomar decisiones conscientes sobre la forma más adecuada de gestionar cada tipo de información.
Una cuestión de eficiencia e interoperabilidad
La capacidad de localizar e intercambiar información administrativa también está relacionada con el principio de “una sola vez” recogido en el artículo 28.2 de la Ley 39/2015. Este precepto reconoce el derecho de la ciudadanía a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de cualquier Administración.
Para aplicar este principio no basta con que el documento exista. La información debe poder encontrarse, interpretarse e intercambiarse entre organismos. Cuando un dato ya figura en un expediente pero no puede recuperarse o reutilizarse, aparece un problema de gestión e interoperabilidad.
El aprovechamiento de los contenidos no estructurados puede contribuir igualmente a mejorar la trazabilidad de las actuaciones, reforzar la transparencia, reducir tareas manuales y conservar el conocimiento institucional acumulado.
Tres líneas para activar el patrimonio documental
Una estrategia de gobernanza puede organizarse alrededor de tres grandes ámbitos de actuación.
El primero afecta a las responsabilidades y al ciclo de vida. Cada tipo de contenido debe contar con reglas sobre su creación, modificación, acceso, conservación, archivo y eliminación.
El segundo se relaciona con la localización y comprensión de la información. Los metadatos, las taxonomías y las tipologías documentales permiten describir los archivos y establecer relaciones entre ellos.
El tercero comprende la calidad y la interoperabilidad. La documentación debe estar actualizada, libre de duplicidades innecesarias y preparada para intercambiar información mediante criterios y estándares comunes.
Como referencia metodológica, la información aportada señala el ecosistema español de normas UNE sobre gobierno, gestión y calidad del dato: UNE 0077, UNE 0078, UNE 0079, UNE 0080 y UNE 0081. Este marco aborda la gestión de los datos mediante procesos, responsabilidades y mecanismos de mejora continua.
Digitalizar ya no es suficiente
La sustitución del papel por documentos electrónicos ha supuesto un avance relevante para las administraciones públicas. Sin embargo, digitalizar un archivo no garantiza que su contenido pueda localizarse, comprenderse o reutilizarse.
El siguiente paso consiste en transformar el patrimonio documental en un activo gobernado. Solo así podrá convertirse en una base fiable para mejorar los servicios públicos, reforzar la transparencia y desarrollar aplicaciones de inteligencia artificial con garantías.
El volumen de información no estructurada seguirá aumentando al mismo tiempo que crece la actividad digital de las administraciones. La diferencia no dependerá únicamente de las herramientas utilizadas, sino de la capacidad de cada organización para ordenar, describir, mantener y poner en valor la información que ya posee.
